綜合事務專員崗位說明書
匯報對象
行政部經理（或公司負責人）
工作地點
上海
核心職責
統籌負責公司日常綜合性行政事務，搭建高效的后勤保障體系，支撐各部門順暢運轉，助力公司行政工作規范化、精細化開展。
一、行政統籌與日常保障
- 負責公司總機及辦公電話的接聽與分流，耐心解答基礎咨詢，精準記錄重要信息并及時傳達至相關人員，確保溝通渠道暢通。
- 統籌辦公日用品、辦公用品及低值易耗品的采購、入庫、登記與發放，建立物資臺賬，定期盤點庫存，避免物資積壓或短缺，同時優化采購渠道以控制成本。
- 負責辦公區域的環境維護與管理，協調保潔人員開展日常清潔工作，監督辦公設施（空調、打印機、投影儀等）的正常運行，發現故障及時聯系維修，營造整潔、舒適的辦公環境。
- 承擔公司固定資產的基礎管理工作，包括資產的登記、編號、貼標，配合財務部門完成定期盤點，跟進資產的領用、歸還、維修及處置流程，確保資產安全可控。
- 負責員工考勤數據的基礎統計與整理，協助人力資源部門落實考勤制度，及時反饋員工考勤異常情況，為薪酬核算提供基礎數據支持。
二、文件與檔案管理
- 負責招投標文件、合同文件、行政公文等各類重要文件的打印、復印、裝訂工作，確保文件格式規范、內容清晰、裝訂整齊。
- 統籌公司各類文件的快遞收發管理，選擇安全高效的快遞渠道，做好快遞信息登記與跟蹤，確保重要文件（如招投標材料、合同原件）及時、安全送達，同時及時分發收件至相關人員。
- 負責公司日常檔案（包括人事檔案、行政檔案、項目檔案、合同檔案等）的收集、分類、整理、歸檔與保管工作，建立健全檔案管理臺賬，制定檔案借閱、使用流程，確保檔案的完整性、安全性與可追溯性。
- 協助完成檔案的數字化整理工作，將紙質檔案轉化為電子檔案并妥善存儲，便于檔案的快速檢索與使用。
三、會議與活動保障
- 負責公司內部會議、外部接待會議及各類培訓活動的前期籌備工作，包括會議室預訂、會場布置（桌椅擺放、投影調試、茶水準備等）、會議材料打印與分發等。
- 承擔會議過程中的服務保障工作，做好會議記錄，準確捕捉會議要點、決議事項及待辦工作，會后及時整理會議紀要并分發至相關人員，跟進待辦事項的落實情況。
- 協助策劃與執行公司員工團建、節日福利發放、年會等各類集體活動，負責活動方
四、人力資源輔助與員工服務
- 協助人力資源部門開展人員招聘工作，包括招聘信息的發布、簡歷的初步篩選與整理、面試邀約與接待、面試場地布置等基礎工作，配合完成招聘流程的推進。
- 負責新員工入職的基礎引導工作，協助辦理入職手續，包括入職資料收集、辦公設備與用品發放、辦公環境介紹等，幫助新員工快速融入團隊。
- 協助落實員工福利政策，包括節日福利、體檢福利、餐補交通補等的統計、申報與發放工作，及時反饋員工對福利的意見與建議。
- 作為員工與行政部門的溝通橋梁，及時響應員工提出的行政服務需求（如辦公用品申領、設施維修申請等），協調資源解決問題，提升員工辦公體驗。
五、對外聯絡與事務協調
- 負責與物業、水電供應、網絡運營商、快遞服務商等外部合作單位的日常聯絡與溝通工作，協調處理辦公區域的水電、網絡故障，確保辦公資源穩定供應。
- 協助處理公司相關行政事務的咨詢與辦理工作，整理相關材料并對接專業機構或部門，確保事務合規高效完成。
- 負責公司外部來訪人員的接待工作，做好登記、引導與茶水服務，展現公司良好形象，根據接待需求協調相關部門人員對接。
六、其他事務
- 負責公司行政管理制度、流程的宣傳與初步執行，收集各部門對行政工作的意見與建議，及時反饋并協助優化。
- 完成領導交辦的其他臨時性、綜合性行政事務，主動補位，確保行政工作無遺漏。