（一）事務性秘書職責：保障日常工作流暢
1.日程與時間管理（核心基礎）

1）統(tǒng)籌總經(jīng)理日程：提前與各部門對接需求（如會議、接待、出差），用日程工具，排定每日 / 每周計劃，優(yōu)先保障核心事務，主動規(guī)避時間沖突（如 “將部門匯報會從周三下午調(diào)整至周四，避開總經(jīng)理的外部合作洽談”）。

2）動態(tài)優(yōu)化與提醒：根據(jù)緊急程度實時調(diào)整日程（如突發(fā)緊急事項需插入日程），提前 15-30 分鐘提醒總經(jīng)理待辦事項，同步準備配套資料（如參會人員名單、議題背景）。

3）私人事務輔助：協(xié)助安排總經(jīng)理必要的私人事務（如預約體檢、協(xié)調(diào)家庭緊急事宜），避免私人事務占用工作精力，但需嚴守 “不越界” 原則（不干預私人決策）。

2.文書處理與檔案管理

1）文書起草與審核：按總經(jīng)理要求起草各類文件（如公司戰(zhàn)略規(guī)劃初稿、對外合作函件、總經(jīng)理發(fā)言稿、內(nèi)部通知），確保表述精準、邏輯清晰；審核其他部門提交給總經(jīng)理的文件（如報告、方案），修正格式錯誤、補充缺失信息（如 “在銷售部年度計劃中補充上年度對比數(shù)據(jù)”），再呈送審批。

2）文件流轉(zhuǎn)與歸檔：負責總經(jīng)理文件的收發(fā)登記（如外部單位函件、內(nèi)部部門請示），跟蹤審批進度；建立總經(jīng)理專屬檔案系統(tǒng)（電子 + 紙質(zhì)），按 “類別（戰(zhàn)略、財務、人事）+ 時間” 分類存儲重要文件（如董事會紀要、合作合同、經(jīng)營數(shù)據(jù)），確保快速檢索（如 “10 分鐘內(nèi)調(diào)出分析報告”）。

3）會議紀要整理：記錄總經(jīng)理主持 / 參與的重要會議（如高管會、戰(zhàn)略研討會），提煉核心決議（誰負責、什么時間完成、關鍵節(jié)點），24 小時內(nèi)形成規(guī)范紀要，經(jīng)總經(jīng)理審核后分發(fā)至參會人員，并跟蹤決議落地進度。

3.會議與接待保障

1）會議全流程籌備：負責總經(jīng)理牽頭會議的籌備（如董事會、年度總結(jié)會），包括預訂會議室、調(diào)試設備（投影、麥克風、視頻會議系統(tǒng)）、準備物料（議程、資料打印、茶水）、通知參會人員（同步會議要求，如 “提前 10 分鐘到場”）；會后清理會場、回收涉密資料，避免信息泄露。

2）重要接待對接：作為總經(jīng)理的 “接待窗口”，對接外部重要訪客（如合作方高管、政府領導、核心客戶），提前確認接待流程（如迎接路線、座談議題、餐飲安排），全程陪同接待（引導、介紹公司情況、記錄洽談要點），會后整理接待紀要并跟進后續(xù)事項（如 “發(fā)送感謝函給來訪客戶，同步合作推進計劃”）。
（二）管理性助理職責：輔助戰(zhàn)略落地與協(xié)同
1.信息收集與決策輔助

1）關鍵信息匯總分析：定期收集公司經(jīng)營數(shù)據(jù)（如月度營收、利潤、部門 KPI 完成情況）、行業(yè)動態(tài)（如競爭對手動作、政策變化）、外部合作信息（如潛在合作伙伴資質(zhì)），用圖表（柱狀圖、對比表）或簡報形式提煉核心結(jié)論，每周 / 每月呈送總經(jīng)理，為決策提供依據(jù)。

2）專項調(diào)研支持：按總經(jīng)理要求開展專項調(diào)研（如 “員工對新考勤制度的反饋”“某新業(yè)務的市場可行性”），設計調(diào)研問卷、訪談關鍵人員（如部門負責人、基層員工），整理調(diào)研結(jié)果并提出初步建議（如 “建議調(diào)整考勤彈性時間，提升員工滿意度”），輔助總經(jīng)理形成最終決策。

2.任務督辦與跨部門協(xié)同

1）決策事項跟蹤：將總經(jīng)理的決策（如 “推進數(shù)字化系統(tǒng)建設”“優(yōu)化供應鏈流程”）拆解為具體任務，明確責任部門、完成時限，每周跟進進度，對滯后事項（如 “IT 部數(shù)字化系統(tǒng)開發(fā)延遲 1 周”）及時反饋原因（如 “技術人員不足”），并協(xié)調(diào)資源解決（如 “申請臨時借調(diào)外部技術支持”），確保決策不 “落空”。

2）跨部門沖突協(xié)調(diào)：當部門間因協(xié)作出現(xiàn)矛盾（如 “銷售部抱怨生產(chǎn)部交貨延遲，生產(chǎn)部稱訂單臨時變更導致”），受總經(jīng)理委托介入?yún)f(xié)調(diào)，梳理矛盾焦點、聽取雙方訴求，提出折中方案（如 “銷售部提前 3 天確認訂單變更，生產(chǎn)部優(yōu)先保障核心訂單交付”），報總經(jīng)理審批后推動執(zhí)行，避免內(nèi)耗。

3.戰(zhàn)略與項目輔助推進

1）戰(zhàn)略落地協(xié)助：參與公司戰(zhàn)略規(guī)劃的制定過程（如收集各部門意見、整理行業(yè)數(shù)據(jù)），將戰(zhàn)略目標拆解為階段性任務，跟蹤各階段進展，及時向總經(jīng)理反饋偏差。

2）重點項目協(xié)同：作為總經(jīng)理牽頭項目的 “執(zhí)行協(xié)調(diào)人”，對接項目組（如工程部、銷售部），收集項目周報 / 月報，整理關鍵問題，協(xié)助總經(jīng)理協(xié)調(diào)解決，確保項目按計劃推進。
（三）溝通銜接職責：內(nèi)外信息橋梁1.內(nèi)部信息傳遞與反饋
1）指令傳達：準確傳遞總經(jīng)理的決策、要求至各部門，并確認部門理解無誤，避免信息偏差。

2）基層聲音反饋：定期與各部門核心員工（如部門經(jīng)理、骨干）溝通，收集工作中的難點、建議，篩選有價值的信息匯總后反饋給總經(jīng)理，成為 “上下溝通的紐帶”。

2.外部關系協(xié)同

1）外部單位對接：代表總經(jīng)理對接外部重要單位（如政府主管部門、行業(yè)協(xié)會、核心合作伙伴），處理非決策性事務（如 “向發(fā)改委提交項目備案材料、協(xié)調(diào)行業(yè)峰會參會事宜”），重大事項需提前向總經(jīng)理匯報，按授權反饋意見。

2）危機初步應對：當出現(xiàn)外部突發(fā)情況（如媒體負面問詢、合作方臨時變更計劃），第一時間向總經(jīng)理匯報，并按指示做好初步應對（如 “告知媒體‘公司將在 24 小時內(nèi)發(fā)布正式聲明’，避免信息混亂”），為后續(xù)處理爭取時間。
（四）保密與風險管控職責
1.敏感信息保密：嚴格保護公司核心機密（如戰(zhàn)略規(guī)劃、財務數(shù)據(jù)、人事任免意向、合作談判底線），不泄露任何涉密信息（如不向無關人員透露總經(jīng)理的未公開決策）；涉密文件（如董事會決議）需單獨存儲、加密管理，銷毀時按規(guī)定流程處理（如碎紙機粉碎），杜絕泄密風險。

2.風險預警：在日常工作中識別潛在風險（如 “某合作方近期資金鏈緊張，可能影響合作交付”“部門 KPI 嚴重滯后可能導致年度目標無法完成”），及時向總經(jīng)理預警，并提出初步應對建議（如 “提前準備備選合作方”“調(diào)整部門資源配置”），輔助規(guī)避風險。
三、核心能力要求
1.綜合辦公與工具技能：熟練使用 Office（Excel 函數(shù)分析數(shù)據(jù)、PPT 制作匯報材料、Word 排版公文）、協(xié)同工具（飛書、釘釘、企業(yè)微信），掌握基礎數(shù)據(jù)分析能力（如用 Excel 做趨勢圖），部分場景需會用設計工具（如 Canva 制作簡單匯報封面）；具備快速打字、高效整理文檔的能力。

2.溝通表達與共情能力：能清晰、準確傳遞信息（口頭 + 書面），面對不同對象（高管、基層員工、外部領導）調(diào)整溝通方式（如對高管說 “結(jié)論 + 數(shù)據(jù)”，對基層說 “具體要求 + 步驟”）；善于傾聽，能理解他人訴求，提升溝通效率。

3.時間管理與多任務處理能力：能同時處理多項事務（如一邊寫會議紀要、一邊協(xié)調(diào)會議安排、一邊跟進任務進度），用 “優(yōu)先級法則”（緊急重要＞重要不緊急＞緊急不重要）排序工作，確保核心事務不延誤（如 “優(yōu)先完成總經(jīng)理發(fā)言稿，再處理普通文件歸檔”）。

4.全局思維與主動性：能從公司整體角度思考問題（如 “在安排會議時，考慮是否會影響部門間協(xié)同”），不局限于 “執(zhí)行指令”；主動預判總經(jīng)理需求（如 “提前準備季度經(jīng)營分析會的對比數(shù)據(jù)，無需等待指令”），避免 “被動等待”。

5.抗壓與應變能力：能承受高強度工作（如總經(jīng)理出差期間需同步處理多類事務、緊急會議前 1 小時需完成資料準備），不慌亂；面對突發(fā)情況（如會議設備故障、文件臨時修改）能快速解決（如 優(yōu)先修改核心內(nèi)容）。

6.保密意識與職業(yè)素養(yǎng)：將 “保密” 作為核心職業(yè)準則，不打聽、不傳播涉密信息；具備高度責任心（如 “確保文件無錯別字、日程無沖突”），對待工作嚴謹細致，不敷衍。
四、有C1駕照，實際駕駛公里數(shù)不小于5萬公里，可出差。