崗位名稱： 總經理助理 / 總經理秘書
直屬上級：總經理
一、核心行政與日程管理
1. 日程管理專家：
· 優先級管理： 科學、精準地安排總經理的日程（會議、差旅、會見、內部事務等），并進行優先級排序和提醒，確保時間高效利用。
· 日程排程： 處理并協調所有會議請求，統籌安排日程，避免沖突。
· 提醒與準備： 提前提醒并準備所有日程所需的文件、資料、背景信息。
2. 會議管理： 負責總經理主持或參與的會議通知、場地安排、材料準備與分發、會議記錄與紀要撰寫、決議事項的跟蹤督辦。
3. 文書與信息處理中心：
· 文件處理： 起草、審核、呈報、流轉、歸檔總經理相關的各類公文、報告、演講稿、PPT演示稿等。
· 信息篩選： 對收到的郵件、信函、報告進行初步篩選、分類和摘要，為總經理提煉關鍵信息。
· 檔案管理： 建立并維護總經理的電子及紙質文件檔案系統，確保快速檢索。
二、溝通協調與關系維護
1. 內部樞紐：
· 作為總經理與公司內部各部門之間的溝通橋梁，準確傳達指示和要求，并及時反饋各部門信息。
· 協調跨部門需要總經理關注或決策的事項，推動流程進展。
2. 外部窗口：
· 負責接待總經理的重要訪客（客戶、合作伙伴、政府官員等），展現公司專業形象。
· 處理總經理的外部電話、郵件，禮貌、得體地進行過濾和轉接。
三、項目支持與跟辦督辦
1. 項目助理： 協助總經理跟進重要項目或戰略舉措，收集進展信息，協調資源，并定期匯報。
2. 決策支持： 根據要求，進行簡單的數據收集、市場調研或信息整理，為總經理決策提供參考依據。
3. 督辦執行： 跟蹤總經理各項決議、批示的落實情況，并向總經理反饋，形成閉環管理等。
任職要求：
· 教育背景： 文秘、行政管理、工商管理、語言類等相關專業專科及以上學歷。
· 工作經驗： 3年以上中高層管理助理或秘書經驗，有同行業背景者優先。
· 核心技能：
· 卓越的溝通協調能力： 情商高，處事靈活，能妥善處理各種復雜關系。
· 出色的文書能力： 優秀的文字功底，能熟練撰寫各類公文和報告。
· 極強的保密意識和忠誠度： 這是該崗位的立身之本。
· 熟練的辦公軟件技能： 精通Office（尤其是PPT和Excel），熟悉OA等辦公系統。
· 優秀的抗壓與多任務處理能力： 能在高強度、快節奏下保持冷靜、細致、有條理。
· 出色的商務禮儀與形象： 代表總經理和公司形象。
· 個人特質： 主動性強、思維縝密、有前瞻性、責任心極強、服務意識突出。