1.檔案分類與整理:按照公司規定和檔案管理流程,對系統上歷史及新增的員工流程進行科學分類、排序和整理。核對流程內容的完整性、準確性。定期維護和更新電子檔案庫,確保新增檔案能及時、準確地歸入相應類別。
2.數字化歸檔:負責對公司OA系統中相關流程進行完整、清晰的截圖,確保截圖內容涵蓋流程的關鍵信息節點。嚴格按照命名規范對截圖文件進行命名,確保快速檢索與定位。
3. 檔案內容核對與質量把控:核對流程中的基本信息(如員工姓名、工號、日期、金額等)是否準確無誤,與其它人事記錄保持一致。確保所有歸檔材料符合公司規定的格式與內容標準。
4. 問題識別與協作溝通:在整理與核對過程中,主動識別并記錄發現的流程缺失、信息錯誤或異常情況。及時將發現的問題整理成清單,并向全職HR同事匯報,協助進行后續的核查與修正工作。
??5.保密與合規:嚴格遵守公司保密制度和檔案管理規定,確保檔案信息的安全性和私密性,不得復制、外傳或泄露任何保密內容。