一、崗位職責
1. 境外會展地接對接:篩選并維護境外會展目的地的地接服務商、導游及翻譯資源,簽訂合作協議;會前與地接團隊明確會展時間、地點、參會人員規模及服務標準,同步參會人員名單、行程偏好等關鍵信息,確保地接服務精準匹配需求。
2. 會展行程全流程規劃:結合會展日程(如布展、開幕式、論壇、撤展等環節),設計參會人員的境外整體行程,涵蓋交通(國際航班、當地用車)、住宿(靠近會展場館優先)、餐飲及會后考察/觀光安排,避免行程與會展環節沖突。
3. 資源預訂與確認:負責境外航班、會展期間酒店、當地交通(大巴、專車)、會展相關物料運輸對接等資源的預訂與確認,同步跟蹤訂單狀態,及時處理預訂變更,確保所有資源按時到位。
4. 會展現場協調與應急處理:參會期間實時對接境外地接團隊與參會人員,協調解決突發問題(如交通延誤、酒店服務問題、參會人員臨時行程調整等);建立應急溝通機制,快速響應會展相關的緊急需求,保障會展順利推進。
5. 成本把控與數據整理:在滿足會展服務標準的前提下,控制境外地接、交通、住宿等資源的采購成本,優化預算;會后整理行程數據、地接服務反饋及成本明細,形成報告,為后續會展項目的資源選擇與行程優化提供依據。
6. 合規與風險預警:熟悉境外會展目的地的簽證政策、出入境規定、會展行業法規及當地文化禁忌,確保行程規劃與操作符合合規要求;提前排查目的地安全風險(如政治局勢、自然災害),制定應急方案并告知參會人員。
二、崗位要求
1. 學歷與專業:本科及以上學歷,會展經濟與管理、旅游管理、國際經濟與貿易等相關專業優先。
2. 工作經驗:具備2年及以上國際會展、境外旅游或跨境活動協調相關工作經驗,有獨立對接境外地接資源、規劃會展行程的成功案例者優先。
3. 語言能力:英語聽說讀寫流利(需作為工作語言),具備日語、德語、法語等小語種能力者優先;能熟練使用英語與境外地接團隊、資源供應商溝通,準確傳遞需求與信息。
4. 專業能力:熟悉國際會展運作流程,了解境外酒店、交通、地接服務的采購標準與議價技巧;具備較強的行程規劃能力,能結合會展需求合理分配資源,規避行程沖突;有一定的成本控制意識,能在保障服務質量的前提下優化預算。
5. 綜合能力:具備優秀的溝通協調能力與問題解決能力,能快速響應境外行程中的突發狀況;工作細致嚴謹,有較強的責任心,能同時對接多個境外資源并確保信息準確;具備良好的抗壓能力,能適應會展項目高峰期的高強度工作節奏。
6. 其他要求:持有有效護照,有境外出差或會展服務經驗者優先;熟練使用Office辦公軟件(尤其是Excel、PPT),能獨立制作行程表、成本報表及參會指南。