崗位職責:
1、行政統籌與制度建設:全面負責辦公室日常行政事務的統籌管理,制定并完善企業行政管理制度、工作流程及規范(如公文處理、會議管理、辦公用品管理等),推動行政工作標準化、高效化運行;監督制度執行情況,根據企業發展需求及時優化調整,確保行政工作適配企業經營發展。
2、會議與公文管理:負責企業各類會議(如董事會、管理層會議、部門協調會等)的組織籌備,包括會議通知、議程擬定、會場布置、材料準備等;做好會議記錄與紀要整理,跟蹤會議決議的落實情況,及時向領導反饋進展;統籌企業公文的起草、審核、印發、傳閱及歸檔工作,確保公文流轉規范、高效,保障企業內部信息暢通。
3、內外協調與關系維護:協調企業內部各部門之間的工作關系,解決跨部門協作中的溝通障礙與矛盾,推動各項工作順利推進;負責企業外部關系維護,包括與政府部門、合作伙伴、客戶、媒體等相關方的溝通對接,處理各類來訪、接待事宜,樹立企業良好的外部形象。
4、后勤保障與資產管理:統籌企業后勤保障工作,包括辦公環境管理、辦公用品采購與分發、車輛調度與管理、員工福利(如食堂、宿舍、體檢等)統籌等,為員工提供良好的工作與生活保障;負責企業固定資產(如辦公設備、家具等)的登記、盤點、維護與管理,確保資產安全、高效利用;控制行政費用預算,合理節約開支。
5、人事協同與團隊管理:協助人力資源部門開展招聘、培訓、績效考核、員工關系等相關工作,配合搭建企業人才梯隊;負責辦公室團隊的日常管理,包括人員調配、工作分配、業務指導、績效考核等,提升團隊專業能力與工作效率;營造積極向上的團隊氛圍,增強團隊凝聚力與執行力。
6、應急處置與專項工作:協助處理各類突發事件與應急事務,制定應急預案并組織實施,控制事態發展,降低企業損失;負責企業重大活動(如年會、慶典、展會等)的策劃、組織與執行;完成交辦的其他臨時性、專項性工作,確保指令傳達與落實到位。
任職要求
1、學歷與專業:本科及以上學歷,行政管理、工商管理、漢語言文學、公共事業管理等相關專業優先。
2、工作經驗:具備5年以上行政相關工作經驗,其中3年以上辦公室管理或中層管理崗位經驗;熟悉企業行政管理制度體系搭建、后勤保障、內外協調等工作流程,有制造業、大型企業工作經驗者優先。
3、專業技能:具備較強的公文寫作能力,能夠獨立起草通知、報告、會議紀要、工作總結等各類公文;熟練使用Office辦公軟件(Word、Excel、PowerPoint、Outlook)及常用辦公自動化設備;具備良好的統籌規劃、組織協調、溝通表達及問題解決能力,能夠高效處理復雜行政事務與跨部門協作事宜。
4、綜合素質:具備較強的責任心與敬業精神,工作嚴謹細致、高效務實;具備良好的職業素養與保密意識,能夠妥善處理各類敏感信息;具備較強的抗壓能力與應急處置能力,能夠適應多元化工作場景與臨時性工作任務;具備良好的團隊管理能力,能夠有效激發團隊潛力,推動團隊目標達成。
5、其他要求:無不良職業記錄,身體健康,能夠適應必要的加班與出差;具備相關職業資格證書者優先。
6、特別優秀者以上條件可以適當放寬。