人力行政主管/專員（上海征和機器人公司）

崗位職責
一、人力資源管理(40%)
1. 招聘與配置
· 組織安排面試,跟進錄用流程
· 負責新員工入職手續辦理,包括勞動合同簽訂、入職培訓、檔案建立等
· 試用期員工跟蹤與評估,辦理轉正手續
2. 培訓與發展
· 識別員工培訓需求,制定并實施年度培訓計劃
· 組織內部培訓活動(新員工入職培訓、崗位技能培訓、安全培訓等)
· 聯系外部培訓資源,安排專業技能培訓和管理培訓
· 建立培訓檔案,評估培訓效果
3. 薪酬與福利管理
· 負責每月考勤統計、薪資核算、社保公積金繳納等工作
· 辦理員工五險一金的增減員手續
· 管理員工福利項目(節日福利、生日關懷、體檢、團建活動等)
· 協助完成個人所得稅申報等稅務工作
4. 績效考核
· 協助建立績效考核體系,制定考核標準和流程
· 組織實施績效考核工作,收集和分析考核數據
· 跟蹤績效改進計劃的執行情況
5. 人事信息管理
· 建立和維護員工人事檔案(紙質和電子檔案)
· 及時更新員工信息,確保信息的準確性和保密性
· 編制人力資源月度/季度/年度統計報表
· 管理勞動合同,跟蹤合同續簽情況
二、員工關系管理(20%)
1. 勞動關系管理
· 負責勞動合同的簽訂、續簽、變更和解除工作
· 處理員工入職、調崗、晉升、離職等人事異動手續
· 辦理離職員工的離職面談、工作交接、離職證明開具等
· 維護和諧的勞動關系,及時處理勞動爭議和糾紛
2. 員工溝通與關懷
· 建立暢通的員工溝通渠道,及時收集和反饋員工意見和建議
· 處理員工投訴和申訴,協調解決員工之間、員工與部門之間的矛盾
· 組織員工滿意度調查,分析并提出改進措施
· 關注員工思想動態,必要時進行心理疏導和職業發展輔導
3. 企業文化建設
· 協助策劃和組織公司文化活動(團建、年會、運動會、節日活動等)
· 宣傳和推廣公司文化理念,增強員工凝聚力和歸屬感
· 維護公司內部溝通平臺(微信群、內部公告欄、OA系統等)
4. 員工紀律管理
· 監督員工遵守公司規章制度和勞動紀律
· 處理員工違紀行為,提出處理意見并執行獎懲決定
· 協助建立和完善公司員工手冊和管理制度
三、行政事務管理(25%)
1. 辦公環境與資產管理
· 負責辦公場所的日常管理,確保辦公環境整潔、安全、有序
· 管理辦公用品、固定資產的采購、登記、發放和盤點
· 負責辦公設備的維護保養,聯系維修服務
· 管理公司車輛調度、使用登記及保養維修
2. 行政后勤保障
· 負責公司水電、物業、網絡通訊等后勤服務的協調與管理
· 管理公司食堂、宿舍(如有)的日常運營
· 負責辦公場所的安全、消防、環境衛生管理
· 處理快遞收發、文件打印復印等日常事務
3. 會議與接待管理
· 組織安排公司各類會議(周會、月度會、專題會等)
· 負責會議室預定、會議通知、會議記錄和會議紀要編寫
· 接待來訪客戶、合作伙伴和政府部門人員
· 安排商務差旅、酒店預訂、行程規劃等
4. 行政制度建設
· 協助制定和完善公司行政管理制度
· 監督行政制度的執行情況,提出改進建議
· 建立行政工作流程規范,提升管理效率
5. 文書與檔案管理
· 負責公司公文、通知、制度等文件的起草、審核和發布
· 管理公司印章的使用和登記
· 負責各類文件資料的收發、歸檔和保管
· 建立檔案管理制度,確保檔案的完整性和安全性
四、法務與合同管理(10%)
1. 合同初步審核
· 協助對公司日常業務合同(采購、銷售、服務等)進行形式審查
· 檢查合同的完整性、格式規范性、語言表述準確性
· 識別合同中的明顯錯誤、歧義表述和潛在風險點
· 核對合同必備條款(當事人信息、標的、價款、履行期限、違約責任、爭議解決等)
· 對于復雜或重大合同,及時提交外部律師或法律顧問審核
2. 合同管理
· 建立合同臺賬,跟蹤合同簽訂、履行和到期情況
· 協調合同簽署流程,確保合同審批手續完備
· 管理合同原件的保管和歸檔工作
· 協助處理合同履行中的爭議和糾紛
3. 法律風險防控
· 協助完善公司規章制度,確保符合勞動法律法規
· 提供日常法律咨詢,解答員工和業務部門的基本法律問題
· 收集和整理與公司業務相關的法律法規信息
· 協助處理勞動仲裁、訴訟等法律事務
4. 知識產權管理
· 協助辦理商標、專利、軟件著作權等知識產權申請和維護
· 管理公司知識產權檔案
· 協助處理知識產權糾紛和侵權事件
五、政府關系維護及資質申請(10%)
1. 政府部門對接
· 建立和維護與工商、稅務、社保、人社、科技、經信等政府部門的良好關系
· 作為公司與政府部門溝通的窗口,及時傳達政策信息
· 協調處理政府部門的檢查、審計、備案等事項
· 參加政府組織的政策宣講會、培訓會和座談會
2. 資質證照管理
· 辦理公司經營所需的各類行政許可和資質認證
· 跟蹤和管理公司各類資質證書的有效期,及時辦理續期和變更手續
· 建立證照管理臺賬,確保證照齊全、合規、有效
3. 政府項目申報
· 關注國家和地方政府的產業扶持政策、科技項目、補貼資金等信息
· 協助編寫項目申報材料(高新技術企業認定、科技項目申報、人才引進等)
· 跟進項目申報進度,配合政府部門的審查和驗收工作
· 管理政府項目的過程文件和結項資料
4. 園區與協會關系
· 維護與產業園區、科技孵化器、行業協會的合作關系
· 參加行業協會活動,拓展行業人脈資源
· 爭取園區和協會提供的資源和政策支持
六、展會管理(5%)
1. 展會規劃與籌備
· 根據公司市場推廣需求,篩選和評估行業展會資源
· 制定年度展會參展計劃和預算
· 負責展會報名、展位預訂、參展資料準備等前期工作
· 協調市場、技術、銷售等部門,明確展會目標和分工
2. 展會物料準備
· 設計或外包制作展會宣傳物料(展板、易拉寶、宣傳冊、名片等)
· 準備展品、樣品及演示設備
· 采購或租賃展會所需物資(展臺搭建、展具、贈品等)
3. 展會現場執行
· 協調展臺搭建,確保展位布置符合要求
· 安排參展人員的差旅、住宿和工作分工
· 協助現場接待、產品演示和客戶洽談
· 處理展會現場的突發事件和協調工作
4. 展會效果評估
· 收集展會客戶信息和名片,建立客戶檔案
· 協助整理展會收集的市場信息和競品信息
· 評估展會投入產出比,撰寫展會總結報告
· 跟進展會后的客戶聯系和商務洽談
5. 展會供應商管理
· 建立展會供應商資源庫(搭建商、物流商、設計公司等)
· 進行供應商比價和評估,控制展會成本
· 維護與供應商的合作關系,確保服務質量
任職要求
一、教育背景與工作經驗
1. 學歷要求:本科及以上學歷,人力資源管理、工商管理、行政管理、法學或相關專業優先
2. 工作經驗:
· 3-5年綜合人事行政工作經驗,有初創公司或中小型企業工作經驗者優先
· 熟悉人力資源六大模塊(招聘、培訓、薪酬、績效、員工關系、人力資源規劃)
· 有獨立處理人事行政綜合事務的能力,能夠從0到1搭建管理體系
二、專業知識與技能
1. 人力資源管理能力
· 熟悉國家及地方勞動法律法規(《勞動法》《勞動合同法》《社會保險法》等)
· 掌握人力資源管理專業知識和方法論
· 熟練操作HR管理系統和辦公自動化軟件
· 具備招聘面試技巧、薪酬核算、社保公積金辦理等實操經驗
2. 行政管理能力
· 具備行政事務統籌規劃和執行能力
· 熟悉辦公用品采購、固定資產管理流程
· 有會議組織、商務接待、檔案管理的實踐經驗
· 熟悉公文寫作規范,具備良好的文字表達能力
3. 法律基礎知識
· 具備基本的法律常識和合同審核能力
· 能夠識別合同中的基本法律風險
· 了解勞動爭議處理流程和方法
· 熟悉公司常用法律文書的撰寫
4. 政府關系維護能力
· 熟悉企業工商、稅務、社保等行政審批流程
· 了解政府產業扶持政策和項目申報流程
· 具備與政府部門溝通協調的能力和經驗
· 有政府項目申報成功經驗者優先
5. 展會管理能力
· 了解展會策劃、組織和執行流程
· 有展會參展經驗,熟悉展會物料準備和現場管理
· 具備供應商管理和成本控制能力
· 有機器人或智能制造行業展會經驗者優先
6. 辦公軟件技能
· 熟練使用Word、Excel、PowerPoint、WPS等辦公軟件
· 熟悉OA協同辦公系統、釘釘、企業微信等工具
· 具備基本的圖片處理和排版能力(Photoshop、Canva等)
三、核心素質與軟技能
1. 綜合協調能力
· 優秀的跨部門溝通和協調能力,能夠推動多方協作
· 具備全局觀和系統思維,能夠統籌安排多項工作
· 善于資源整合,能夠高效調配內外部資源
2. 執行力與應變能力
· 強大的執行力和任務推進能力,能夠按時保質完成工作
· 應變能力強,能夠妥善處理突發事件和緊急情況
· 抗壓能力強,適應初創公司快節奏的工作環境
3. 溝通表達能力
· 優秀的口頭和書面表達能力
· 良好的傾聽能力和同理心,能夠理解他人需求
· 具備一定的談判技巧和說服能力
4. 服務意識與責任心
· 具備強烈的服務意識,以員工和公司需求為導向
· 高度的責任心和主人翁精神
· 細致耐心,注重工作細節和質量
5. 學習能力與創新思維
· 持續學習能力,能夠快速掌握新知識和新技能
· 主動思考和優化工作流程,提升管理效率
· 具備一定的創新意識,能夠提出建設性意見
6. 保密意識與職業操守
· 具備良好的職業道德和保密意識
· 公正公平,堅持原則,維護公司利益
· 為人正直,誠實守信
四、加分項
· 持有人力資源管理師、勞動關系協調師、助理人力資源管理師等職業資格證書
· 有法律職業資格證書或法律實務經驗
· 有制造業、機器人或高科技企業工作背景
· 熟悉青島地區政府政策和辦事流程
· 有獨立搭建初創公司人事行政體系的經驗
· 英語讀寫能力良好,能夠處理涉外事務
· 有駕駛證,能夠協助處理外勤事務