【基礎信息】

職位名稱：部門總監

崗位名稱：行政總監
崗位編碼：HSJKXZ003#

所屬部門：行政部

直接上級：行政總裁

直接下級：行政經理

固定工資：根據任職要求條件達標確定19檔-24檔

績效工資：月度工作績效考核評分制，根據合同約定100%績效工資/日起-36檔

福利待遇：五險一金、合同滿1年（包含試用期）有資格競聘企業（合作人與合伙人）

【崗位描述】
負責公司內部行政事務統籌協調，保障日常運營秩序，優化內部管理流程。負責公司對外聯絡、事務協調及資源拓展，維護良好外部關系，助力公司業務發展。負責公司法律事務管理，防范法律風險，為公司經營決策提供法律支持。塑造和維護公司品牌形象，管理媒體關系，處理公關危機，提升公司公眾美譽度。負責公司文件資料全生命周期管理，確保文件傳遞規范、存儲安全、查閱便捷。負責公司后勤保障工作，包括辦公環境維護、設施設備管理、安全保衛等，營造良好辦公條件。負責公司組織架構設計、人力資源規劃及團隊建設，優化組織效能，支撐公司戰略發展。
【崗位職責】

內務管理
制度建設與執行：制定、修訂內務管理制度，監督各部門執行，定期評估制度有效性并提出優化建議。
會議與活動組織：安排公司級會議，負責會前準備、會中服務、會后紀要整理與督辦；組織員工活動，提升團隊凝聚力。
檔案與信息管理：管理公司行政檔案，確保檔案分類清晰、存取便捷；維護內部信息系統，保障數據安全與及時更新。
辦公用品管理：統籌辦公用品采購、發放與庫存盤點，控制成本，避免浪費。
行政流程優化：梳理行政流程，消除冗余環節，推動電子化辦公，提升行政效率。
外務管理
政府關系維護：對接政府部門，及時了解政策動態，協助公司爭取政策支持，處理政府檢查、調研等事務。
公共機構協作：與行業協會、社會團體等建立合作關系，參與行業活動，提升公司行業影響力。
外部資源對接：整合外部資源（如供應商、合作伙伴等），組織合作洽談，推動項目落地與資源共享。
涉外事務處理：處理涉外文件、簽證、商務接待等工作，確保涉外活動規范有序。
危機預警與應對：監測外部輿情及潛在風險，制定應急預案，協同相關部門處理突發外部事件。
法務管理
合同管理：審核、起草、修訂各類合同，建立合同臺賬，監督合同履行，處理合同糾紛。
合規審查：對公司重大決策、業務活動進行法律合規性審查，出具法律意見書，規避法律風險。
知識產權保護：管理公司商標、專利、著作權等知識產權，處理侵權糾紛，維護公司合法權益。
法律訴訟與仲裁：代表公司參與訴訟、仲裁案件，準備法律文書，與律師事務所協作，爭取有利結果。
法律培訓與宣傳：組織內部法律知識培訓，普及法律常識，提升員工法律意識與風險防范能力。
公關管理
品牌傳播：制定品牌公關策略，策劃品牌推廣活動，通過媒體宣傳、社交媒體運營等提升品牌知名度。
媒體關系管理：建立并維護與媒體的良好合作關系，組織媒體發布會、采訪等活動，引導輿論方向。
輿情監測與分析：實時監測網絡輿情，分析輿論動態，及時發現負面信息并制定應對策略。
危機公關處理：制定危機公關預案，在危機事件中迅速響應，協調各方資源，降低事件對公司的負面影響。
公益與社會責任：策劃并執行公益活動，推動公司履行社會責任，樹立良好公眾形象。
文控管理
文件制度管理：制定文件管理規范，明確文件分類、編號、審批、歸檔等流程。
文件收發與流轉：負責文件的收發登記、傳遞跟蹤，確保文件及時送達相關部門及人員。
文件歸檔與保管：定期對文件進行整理、分類歸檔，采用電子化與紙質化結合的方式存儲，保障文件完整性。
文件借閱與銷毀：管理文件借閱登記，確保文件安全；按規定流程處理過期、失效文件的銷毀工作。
文控系統維護：維護文件管理系統，優化文件檢索功能，提升文件管理效率。
后勤管理
辦公環境管理：管理辦公區域衛生保潔、綠化布置，定期檢查辦公環境質量，確保環境整潔舒適。
設施設備維護：對辦公設備、水電設施、網絡等進行日常巡檢與維修，保障設施正常運行。
安全管理：制定安全管理制度，組織消防演練，檢查安全隱患，保障公司人員與財產安全。
車輛與食堂管理：統籌公司車輛調度、維護；管理員工食堂，監督食品衛生與服務質量。
宿舍管理：負責員工宿舍分配、日常管理，處理宿舍設施維修及糾紛問題。
組織管理
組織架構：聯合人資部根據公司戰略調整組織架構，明確部門職責與崗位設置，編制崗位說明書。
人資規劃：聯合人資部聯合分析人員需求，制定招聘、培訓、晉升計劃，保障公司人才供給。
績效管理：聯合人資部建立績效考核體系，組織績效評估，反饋評估結果并協助制定改進計劃。
員工關系：協助人資部處理員工入職、離職、調崗等手續，調解員工糾紛，維護和諧勞動關系。
文化建設：推動公司文化落地，策劃文化活動，增強員工歸屬感與凝聚力。

【崗位權限】
有對行政部各類工作的決策權。對公司行政制度、流程的制定、修改和完善有建議權和執行權。有對行政部預算的編制和控制權。
【學歷要求】
碩士研究生及以上學歷，行政管理、企業管理等相關專業優先。
【技能要求】
精通辦公軟件操作，如Word、Excel、PowerPoint等。具備優秀的公文寫作和文檔管理能力。
熟悉企業行政管理流程和相關法律法規。
【素質要求】
具備較強的領導力和團隊管理能力。有敏銳的洞察力和分析判斷能力。具備良好的服務意識和職業素養。
【經驗要求】
具有10年以上行政管理工作經驗，其中至少5年以上行政總監或同等管理崗位經驗。
【溝通能力】
能夠與公司內外部各層級人員進行有效溝通，包括高層領導、部門經理、基層員工以及供應商、合作伙伴等。具備出色的口頭和書面表達能力，能清晰傳達公司政策和行政指令。
【組織協調能力】
能夠組織各類公司會議、活動，協調各部門資源，確保活動順利進行。善于協調部門之間的工作關系，解決工作中的矛盾和問題。
【解決問題能力】
能夠迅速識別行政工作中的問題，分析問題產生的原因。提出有效的解決方案，并推動方案的實施和落地。
【抗壓能力和情緒管理】
能夠在高強度的工作壓力下保持冷靜，合理安排工作優先級。具備良好的情緒管理能力，不將負面情緒帶入工作中。
【對公司文化和戰略目標的理解與執行力】
深刻理解公司文化內涵，能夠將文化理念貫穿于行政工作中。準確把握公司戰略目標，制定相應的行政工作計劃和措施，確保行政工作與公司戰略方向一致。
【保密意識】
嚴格遵守公司保密制度，對公司機密信息，如商業計劃、財務數據、人事信息等嚴格保密。
【法律法規知識】
熟悉熟悉《勞動法》《合同法》《檔案法》《民法典》《商標法》《專利法》《公司法》《破產法》等相關法律法規，確保公司行政工作合法合規。
【個人品德】
誠實守信，廉潔奉公，具有良好的職業道德和個人品德。
【其他要求與能力】
學習能力：及時掌握行業新趨勢、新技術（如醫療、醫藥、醫保、健康、互聯網、人工智能等解決方案）。

文化能力： 擁有豐富的國學文化功底，通讀四書五經諸子百家、尤其通讀四大名著，孫子兵法、三十六計，對其理解深刻應用自如。具有一定的創新能力，能夠不斷優化行政工作流程和方法。適應出差和加班，以滿足公司業務發展的需要。
語言能力：具備良好的書面和口頭表達能力，英語CET-6以上者優先。
【工作條件】
工作場所：主要在辦公室辦公，需定期巡視各區域；必要時出差處理外部事務。
設備支持：自備電腦，電話、打印機等辦公設備，可使用公司行政資源。
【工作關系】
內部與公司各部門保持密切溝通與協作，向部門總裁/總經理匯報工作。
外部與政府部門、行業協會、供應商等進行聯系和協調。
【職業發展】
可晉升為部門總裁核心行政官（CAO）/公司副總經理/總經理等高級管理職位，或在行政管理領域深入發展，成為企業行政領域的專家。
有機會輪崗到其他業務部門，拓展職業發展路徑。